レターパックの正しい記入方法：送り主情報と返信用の書き方について
レターパックを使うとき、送り主の情報や返信用レターパックの記入方法はきちんと理解していますか？
送り先の住所・名前を書いてさえいれば、必要な書類は相手に届きます。
しかしこの書き方次第で、あなたの印象が大きく変わることも。
だからこそ注意が必要です。
レターパックを発送する際には、送り主の「様」は二重線で消すのがマナーです。
また、「おなまえ」「おところ」の「お」も消すことが礼儀とされています。
ビジネスの場では特にこのような細かい点が思った以上に重要視されます。
この記事では、住所や電話番号の記載方法や返信用レターパックの正確な書き方、発送方法についても丁寧に解説します。
ちなみに、レターパックは重量4kgの制限を守っていれば、厚さの制限は有りません。
封を閉じることが出来さえすれば、多少大きな品でも送る事が出来ます。
配達時に受け取り印も押印してもらえるので、確実に届いたかが明確です。
料金は520円です。
レターパックライトは370円と、レターパックの520円より150円安いですが、厚さの制限が3cmとなっていることと郵便ポストへの配達となりますので、確実に届いた事を知る必要がある場合はレターパックをお使いになる方が良いでしょう。
レターパックは郵便局か、一部コンビニで購入する事が可能です。
レターパックにおける「依頼主の様」消去の必要性
レターパックを送る際には、依頼主の「様」を確実に消してください。
また、住所の欄にある「ご」も同じように消すべきです。
親しい人への送り物ではこれを忘れても大丈夫ですが、ビジネス関係など正式な場面では敬称を消すことで礼儀正しさを示せます。
依頼主に敬称が付いている理由は、配送業者から見て送り主も受け取り主もお客様だからです。
発送前には、この点を確認し忘れないようにしましょう。
会社宛や部署宛の場合は、「様」を消して「御中」に変更します。
複数の人に対する宛先となる場合も、元々の「様」は消し、それぞれの名前の後に様を追記します。
個人宛の場合には「御中」は使用しないよう気をつけましょう。
送り主情報記載の大切さ
レターパックをはじめとする郵送物においては、送り主の住所、電話番号、氏名の記入は基本中の基本です。
これは、何かしらの配送トラブルが発生した際に荷物を送り返す必要があるため、非常に重要です。
例えば、宛先が間違っている、または受け取りを拒否された場合、送り主の情報がないと荷物を戻すことができませんし、誰からの送り物かも分からなくなってしまいます。
郵便窓口では、レターパックを出す際に担当者が送り主情報の記載を促しますが、ポストに直接投函する場合、送り主情報がなくても正しい宛先であれば配送されます。
それにもかかわらず、受取人が送り主が誰かを知らないと、中身が何なのか不安に感じることもあります。
だから、送り主情報はしっかりと記入することが推奨されます。
手書き以外でもOK！スタンプや印刷利用の可否
送り主の住所や名前といった情報は、スタンプや印刷を使っても全く問題ありません。
特に複数人に送る際は、手書きだと手間がかかるし、字が読みにくいこともあります。
例えば、通販サイトなどからの荷物はすべて印刷されています。
作業を効率化するためにも、スタンプや印刷は役立ちます。
ただし、送り主の「様」や「お」などの敬称を消すことや、受け取り側への敬称を正しく記載することは忘れないようにしましょう。
レターパックの追跡シールは剥がすべき？
レターパックに添付されている追跡シールは、荷物の所在地や状況を把握するための大切な情報源です。
このシールには、荷物追跡サービスに必要な番号が記されており、それを使って荷物の位置や配送の進行状況を確認できます。
そのため、通常はこのシールを剥がしてレターパックが配達されるまで保管することが推奨されています。
もしも追跡シールを剥がし忘れてしまっても、荷物の発送に影響はありません。
ただし、配送中に何か問題が起きたり、荷物が予定どおり届かなかった場合、追跡シールがないと状況を把握するのが難しくなります。
ですので、基本的にはシールは剥がして保管し、荷物が無事届くまで保持しておくのが良いでしょう。
追跡シールを剥がし忘れた際の対応方法
レターパックを投函した後で追跡シールを剥がし忘れたことに気付いた場合は、早めにそのポストの集荷を行っている郵便局に連絡することが大切です。
早く気付けば、追跡サービスの番号を得る確率が高くなります。
ただ、連絡が遅れると情報を得るのが困難になることもありますから、できるだけ早く対応することが重要です。
追跡情報がどうしても必要な場合は、郵便局に問い合わせを続けることをお勧めします。
返信用レターパックへの宛名記入法、折り方
返信用レターパックを使う際、自分の情報だけを記入し、正しく折りたたむことが大切です。
相手の情報を事前に書き入れるのは避けましょう。
ここでは、記入の方法を詳しく説明します。
返信用レターパックの宛名の書き方
返信用レターパックに宛名を書く際は、次の情報を全て含めてください
- 郵便番号
- 受け取りを希望する住所（建物名や部屋番号も含む）
- 氏名
- 電話番号
- 品名
宛名欄にある「おところ」「おなまえ」の「お」は消去しましょう。
氏名の隣に付いている「様」も二重線で消し、「行」と小さく記入します。
これは、受け取る側が「様」と書き直せるスペースを確保するためです。
返信される方も礼儀として 「様」 を付ける事を想定しての事です。
相手の住所などは、あらかじめ記入しないでおくのが礼儀です。
品名については、何が送り返されるかが分かっている場合は記入しても大丈夫です。
返信用レターパックの折り方
返信用レターパックは、中央で二つ折りにするのが適切です。
レターパックは通常の封筒よりも厚みがあるので、三つ折りや四つ折りにするとかさばってしまいます。
できるだけコンパクトにまとめることが望ましいです。
封筒に入れる際は、取り出しやすいように少し余裕のあるサイズを選ぶと良いでしょう。
ジャストサイズだと、シールが剥がれたり、取り出しにくくなる可能性があります。
角2号の封筒が取り出しやすく、適切なサイズです。
参考にしてみてください。
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