返信用レターパックを用意するとき、
「自分の名前には『様』を付けたままでいいの？」
「ご依頼主欄には誰の住所を書くの？」
「『行』に直した方がいい？」
と迷ったことはありませんか？
レターパックは宛先が正しく書かれていれば配送できますが、返信用として相手に渡す場合は、通常の発送とは少し書き方が異なります。
特にビジネスで使用するときは、「お届け先」「ご依頼主」「様」「行」などを誰の立場で記入するのかを理解しておくと安心です。
この記事では、返信用レターパックの宛名の書き方を中心に、通常のレターパックを送る際のご依頼主欄、追跡シール、住所ラベルの使い方、レターパックプラスとライトの違いまで分かりやすく解説します。
返信用レターパックの書き方【まず結論】
返信用レターパックを相手に渡す場合、基本的には次のように考えると分かりやすいです。
| 記入欄 | 返信用として準備する人が書く内容 |
|---|---|
| お届け先 | 返信を受け取りたい自分の住所・氏名・電話番号 |
| 氏名の「様」 | ビジネスマナーでは「行」や「宛」に直すことが一般的 |
| ご依頼主 | 返信する相手が差出人になるため、通常は相手が記入できるようにしておく |
| 品名 | 返送される内容が分かっている場合は記入可能 |
一番重要なのは、返信用レターパックの「お届け先」は、自分の住所を書く欄だということです。
相手がレターパックを返信するときには、自分が受取人になります。
一方、「ご依頼主」は返信する相手が差出人として使用する欄です。
相手の住所や氏名が分からない場合は、無理に先に記入せず、相手が記入できるようにしておく方が分かりやすいでしょう。
返信用レターパックの「様」は「行」に直す？
返信用レターパックを自分宛てとして用意する場合、名前の後ろにはあらかじめ「様」と印刷されています。
この「様」をそのままにしておいたからといって、それだけで郵便物が送れなくなるわけではありません。
ただし、自分自身に敬称を付けた状態で相手へ渡さないようにするというビジネスマナーから、「様」を二重線で消して「行」または「宛」と記入する方法が一般的です。
例えば個人宛てに返信してもらう場合は、次のようなイメージです。
山田 太郎 行
これは郵便物を配達するための必須条件というより、相手への配慮として行われている書き方です。
返信する側は「行」を「様」に直すのが一般的
返信用レターパックを受け取った人が発送する際には、「行」や「宛」を二重線で消し、「様」へ直して返送するのが一般的です。
会社や部署など個人ではない組織宛ての場合は、状況に応じて「御中」を使用します。
個人名が書かれている場合には「御中」ではなく「様」を使用します。
つまり、
- 会社・部署など組織宛て → 御中
- 担当者など個人宛て → 様
と考えると分かりやすいでしょう。
返信用レターパックのご依頼主欄は誰が書く？
返信用レターパックでは、実際に返信するときの差出人が「ご依頼主」になります。
そのため、自分が返信を受け取るためにレターパックを相手へ渡す場合は、相手がご依頼主になります。
相手の住所や氏名をこちらで確実に把握している場合を除き、通常は相手が記入できる状態にしておくとよいでしょう。
逆に「お届け先」には、返送先となる自分の郵便番号・住所・氏名・電話番号を記入します。
返信用として用意するときに「自分が用意したレターパックだから、ご依頼主にも自分を書く」と勘違いしやすいので注意してください。
通常のレターパックでは送り主情報をきちんと記入する
自分が通常のレターパックを発送するときは、「ご依頼主」欄に自分の情報を記入します。
記入する内容は、主に次のとおりです。
- 住所
- 氏名
- 電話番号
宛先に問題があった場合や、受取人へ届けられなかった場合などを考えると、差出人情報を正しく記載しておくことが大切です。
また、受取人にとっても誰から送られてきたものか分かるため、安心して受け取りやすくなります。
住所や氏名は手書きでなくてもOK？シールや印刷も使える
レターパックの住所や氏名は、必ずしも手書きでなければならないわけではありません。
日本郵便では、お届け先・ご依頼主欄に、あて名シールや差出人シールを貼ることができると案内されています。
「あて名シール・差出人シールを貼ることはできますか？」公式Q&Aへのリンク
仕事などで何通もレターパックを発送する場合は、住所ラベルやスタンプを利用すると記入の手間を減らすことができます。
ただし、シールを使用するときも、お届け先やご依頼主の欄が分かるように、所定の範囲内へきれいに貼るようにしましょう。
レターパックの「ご依頼主様保管用シール」は剥がして保管する
レターパックには、追跡番号が記載された「ご依頼主様保管用シール」があります。
日本郵便は、このシールについて「はがして差し出してください」と案内しています。
シールに記載された番号を使えば、レターパックの追跡サービスを利用できます。
発送した後に荷物がどこにあるのか確認したい場合や、相手に届いたかを確認するときに必要になるため、配達が完了するまで保管しておくのがおすすめです。
追跡シールを剥がし忘れた場合
追跡シールを剥がさずに投函してしまった場合、すでに郵便物が動き始めていると追跡番号を確認することが難しくなる可能性があります。
追跡番号がどうしても必要な場合は、投函したポストを担当している郵便局などへ早めに相談してみるとよいでしょう。
ただし、必ず追跡番号を確認できるとは限りません。
投函前にシールを剥がして保管する習慣をつけておくのが確実です。
レターパックプラスとライトの違い
レターパックには、レターパックプラスとレターパックライトの2種類があります。
| レターパックプラス | レターパックライト | |
|---|---|---|
| 料金 | 600円 | 430円 |
| 重さ | 4kg以内 | 4kg以内 |
| 厚さ | 3cmを超えても利用可能 | 3cm以内 |
| 配達方法 | 対面 | 郵便受け |
| 受領印・署名 | あり | 原則なし |
| 追跡 | あり | あり |
レターパックプラスは全国一律600円で、A4ファイルサイズ・4kg以内まで利用できます。
厚さが3cmを超えても利用できますが、専用封筒に入れて封をする必要があります。
配達時には対面で届けられ、受領印または署名をもらう仕組みです。
一方、レターパックライトは全国一律430円で、重量は同じ4kg以内ですが、厚さは3cm以内です。
原則として郵便受けへ配達されます。
相手へ対面で届けてほしい場合はプラス、厚さ3cm以内で郵便受けへの配達で問題ない場合はライト、というように使い分けると分かりやすいでしょう。
※料金やサービス内容は変更される場合があります。利用する際は日本郵便の公式サイトでも最新情報をご確認ください。
返信用レターパックの入れ方・折り方は？
返信用レターパックを別の封筒や書類と一緒に相手へ送る場合、「どのように折ればいいの？」と迷うことがあります。
レターパックはA4ファイルサイズ（340mm×248mm）の専用封筒です。
できれば、無理に折らなくても入る大きさの封筒を使用するのが分かりやすいでしょう。
日本郵便では、レターパックについて一部を切り取るなどの加工をしたものは引き受けられないと案内しています。
「レターパックの形を加工して差し出すことはできますか？」公式Q&Aへのリンク
そのため、返信用として同封するときも、切ったり形を加工したりすることは避けましょう。
折る必要がある場合も、封筒そのものを破損させたり、シール部分を傷めたりしないよう注意してください。
返信用レターパックでよくある疑問
返信用レターパックの自分の名前には「様」を付ける？
郵便としては「様」が残っていることだけで送れなくなるわけではありません。
ただし、ビジネスマナーでは、自分の名前に付いた「様」を二重線で消し、「行」または「宛」として相手へ渡す方法が一般的です。
自分の会社宛ての場合は「行」と「御中」のどちら？
返信用として自社宛てのレターパックを相手へ渡す段階では、「○○株式会社 行」などとしておき、返信する側が「行」を消して「御中」とする方法が一般的です。
担当者など個人名まで書く場合は「様」を使用します。
返信用レターパックのご依頼主は空欄でもいい？
返信する相手が差出人になるため、相手が記入できるようにしておくと分かりやすいです。
相手の住所・氏名が分かっていて、事前に記入する必要がある場合は、間違いがないことを確認したうえで記載してください。
返信用レターパックに電話番号は必要？
現在のレターパックには、お届け先・ご依頼主ともに電話番号欄があります。
返信を受け取る自分側については、連絡先として記入しておくとよいでしょう。
住所は印刷したラベルでも大丈夫？
はい。日本郵便は、お届け先・ご依頼主欄にあて名シールや差出人シールを貼ることができると案内しています。
大量に用意する場合は、印刷した住所ラベルを使うと便利です。
返信用レターパックの書き方まとめ
返信用レターパックでは、通常の発送とは「誰がお届け先で、誰がご依頼主になるのか」が逆になるため、最初は少し迷いやすいです。
ポイントをまとめると、次のようになります。
- 返信を受け取る自分の住所・氏名を「お届け先」に記入する
- 自分の「様」は、ビジネスマナーでは「行」や「宛」に直す方法が一般的
- 「ご依頼主」は返信する相手が差出人として使用する
- 返信する側は「行」や「宛」を消し、個人なら「様」、組織なら「御中」とする
- 住所や氏名は手書きだけでなく、シールや印刷でも記入できる
- ご依頼主様保管用シールは剥がして、配達完了まで保管する
- レターパックプラスは600円、ライトは430円
- プラスは対面配達、ライトは原則として郵便受け配達
返信用レターパックは、基本的な役割さえ理解すれば難しいものではありません。
特にビジネスで利用するときは、郵便としての必須ルールと、一般的なマナーを混同せずに準備すると分かりやすいでしょう。
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